blue:solution topzeit Version 5 - Upgrade und myblue:app zeit:erfassung verfügbar

Wählen Sie hier den Sicherungspfad aus. Wir empfehlen dafür den Desktop.

Es wird Ihnen nach der Sicherung die Pfadangabe angegeben. Der Datensicherungsname Zeiterfassung.fbk wird vom Programm bestätigt.

Nach erfolgreicher Sicherung muss die TopKontor Zeiterfassung Version 4 über die Systemsteuerung deinstalliert werden. Unter Programme und Features kann die TopKontor Zeiterfassung in der Version 4 mit der rechten Maustaste deinstalliert werden.

Betroffen Programme werden zur Deinstallation geschlossen.

Die Hinweismeldung „das dieses Programm nicht geschlossen werden kann bitte mit Anwendung(en) automatisch Schließen und nach Installation Neustart versuchen“ bestätigen.

Führen Sie anschließend die Installation der blue:solution – topzeit Version 5 durch.

Über den Punkt Mandant verwalten kann nun mit der Datenbank-Operation das Backup aus der V4 importiert werden. Die Sicherheitsabfrage muss im weiteren Verlauf bestätigt/ bejaht werden.

Nach erfolgreichem Import (Meldung erfolgt) kann der Administrator geschlossen werden.

Nun kann die blue:solution topzeit Version 5 wieder gestartet werden.

Achtung:
Das Passwort für die Benutzer-ID Admin ist das Passwort aus der Version 4, weil dieses durch den Sicherungsimport wiederhergestellt wurde.

Der Mandant aus der Version 4 ist nun unter Mandantennummer 001 mit Datenbanknamen (Zeiterfassung) in der Version 5 vorhanden.

In der Benutzerverwaltung ist ein neues Recht für das Acitivy Panel implementiert wurden.

Die Rechte beziehen sich auf den Login und auf das Umbuchen. Damit können auch Benutzer im Activity Panel arbeiten, die nicht als Mitarbeiter angelegt werden müssen.

Unter dem Reiter EXTERNE DATEN gibt es im Bereich Import einer neue Funktion und zwar die Datenübernahme Terminalschnittstelle.

Mit der terminalschnittstelle können zwei unterschiedlich erzeugteZeitbuchungen aus einem Datafox Terminal eingelesen werden.

1. Zeitbuchungen, die durch das Darafox Studio aus dem Terminal ausgelesen und erzeugt wurden. (Bei unterbrochener Kommunikation zu Zeiterfassung)

2. Zeitbuchungen, die mit der Terminal Option USB Host für offline Stempelungen erzeugt wurden.

Das Dateiformat ist ausschließlich auf Datafox Terminals abgestimmt. Über die Auswahl der Quelldatei können Sie die zu importierende Datei auswählen.



Die Terminalschnittstelle erkennt automatisch erkennt, ob es sich um Buchungen handelt, die über das Datafox Studio ausgelesen und erstellt wurden und ob diese zusätzlich den Dateinamen „terminaldata.txt“ beinhalten.

Sie erkennt, ob es sich um Buchungen handelt, die über die Terminal Option USB Host (offline Erfassung) erstellt wurden und die Dateien den Namen SSTEMPE~1.txt beinhalten. Der Pfad unter „Dateiname“ ist auf dem USB Stick für offline Buchungen fest vorgegeben. Die Datei SSTEMPE~1.txt wird auf dem USB Stick immer in dem Verzeichnis \USB_stickData\00000030.024\DATA erzeugt.

Wichtig:
Bei dem Import der Datei SSTEMPE~1.txt muss die Funktion „Datei nach Import löschen! Immer aktiviert sein, da die Datei sonst mit weiteren Buchungen ergänzt wird und somit doppelte Zeitbuchungen erzeugt werden.

Bei dem Import der Dateien terminaldata.txt wird bei einem Importfehler eine Datei terminaldata_errors.txt neben der Importdatei erzeugt. Sofern keine Datei erzeugt wird, ist der Import ohne Fehler verarbeitet worden.

Mit der neuen mobilen Erfassung my blue:app zeit:erfassung (PWA) ist es möglich eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung digital an den Arbeitgeber zu übermitteln. Konform zu den bisherigen Funktionen der Anträge für Urlaub etc. gibt es jetzt auch in der blue:solution – topzeit die Rubrik Bescheinigungen.

Übermittelte AU Bescheinigungen werden in dem Reiter Bescheinigungen mit dem Status „offen“ angezeigt.

Mit der rechten Maustaste kann zwischen Buchen und AU-Bescheinigung anzeigen ausgewählt werden.

Durch die Anzeige kann das Personalbüro die Information auf der AU prüfen.

Nach der Prüfung kann die digitale AU akzeptiert werden und die Fehlzeit wird bei entsprechender Aktivierung im Fehlzeitenkalender eingetragen. Bei nicht korrekten Angaben des Datums kann die AU zurückgewiesen werden. Die AU steht auch nach dem Verbuchen weiter im System zur Verfügung.

Über den Status können Bescheinigungen gefiltert werden. Die AU-Bescheinigungen bleiben je nach Status zur Ansicht erhalten und werden somit nicht aus der Software entfernt.

Konform zu der Funktion Anträge ist es auf der einen Seite möglich eine E-Mail Benachrichtigung an den Abteilungsleiter und Stellvertreter zu versenden. Auf der anderen Seite ist es ebenso möglich den Mitarbeit bei der Veränderung des Stauts zu AU-Bescheinigungen zu informieren.

Die Einträge können unter in DATEI à EINSTELLUNGEN à Email vorgenommen werden.

Der Anmeldebildschirm der blue:solution – topzeit verfügt seit dem Upgrade über die „Auswahl des Mandanten“ bei der Anmeldung. Die Benutzer-ID mit Admin ist ein mandantenspezifisches Passwort zur Anmeldung in einem Mandanten mit sämtlichen Benutzerrechten (wie bisher verwendet)

Dieselbe Möglichkeit gibt es auch bei der blue:solution – topzeit Erfassung (Desktop Stempler) und bei dem topzeit Aktivity Panel. Zusätzlich ist in den beiden Applikationen neben der Anmeldung als Mitarbeiter auch die Anmeldung als Benutzer (aus der Benutzerverwaltung) implementiert worden. Dies ermöglicht, dass Mitarbeiter nicht erst angelegt werden müssen, um mit der Applikation zu arbeiten.

In der oberen Funktionsleiste sind nun die Mandantennummer und der Mandantenname sichtbar, der bei der Anmeldung ausgewählt wurde.

In der unteren Programmzeile wird jetzt der Firmenname angezeigt, der bei der Programmaktivierung eingetragen wurde.

Ohne die blue:solution – topzeit zu verlassen kann in einen anderen Mandanten gewechselt werden

Nach der Installation und dem ersten Programmaufruf der blue:solution- topzeit ist die Vergabe eines Passwortes für den „Admin“ (Benutzer-ID) zwingend notwendig, um sich dann im Programm mit dem Benutzer Admin anzumelden.

Wichtig: Durch den Import einer Datensicherung wird das Passwort für die Benutzer-ID „Admin“ mit zurückgesichert.

Die Benutzer-ID mit Admin ist ein mandantenspezifisches Passwort zur Anmeldung in einem Mandanten mit sämtlichen Benutzerrechten (wie bisher verwendet). Auf die neue Passwortebene mit der Administrator-ID gehen wir beim Aufruf Administraor.exe ein.

Nach der Anmeldung kann über den Button Aktivieren des Keys.File der Version 5 eingelesen werden.

Im weiteren Verlauf muss die Registrierung erneut eingegeben werden. Zum Schluss wird die erfolgreiche Registrierung bestätigt.

Bitte starten Sie anschließend den Administrator, um nach einem Doppelklick auf IP im Objektbrowser erfolgt die Abfrage des Administrator-Kennwort für die Administrator-ID „Admin“. Das Kennwort ist mit „admin“ nach der Erstinstallation vorbelegt.

Die Passwortebene mit der Administrator-ID ist ein neuer Bestandteil der Version 5. Sämtliche Funktionen zu den Mandanten (Anlegen, Verwalten, Löschen) können nur über die Administrator-ID vorgenommen werden. Weitere Funktionen werden später erläutert.

Achtung:

Das Passwort für die Administrator-ID ist ein „echtes“-Passwort, welches nicht rekonstruiert werden kann. Verwahren Sie dieses Password sorgfältig auf.

Auch für die Administrator-ID ist ein neues Passwort zwingend zu vergeben:

Die neuen Passwortrichtlinien werden hier angewandt.

Anschließend erfolgt die Abfrage des Administrator-ID Kennwort erneut. Nach Korrekter Eingabe erfolgt die Anmeldung im Administrator.

Die Verbindung des Log-Server zu Softwareschnittstellen und Terminals etc. werden hier angezeigt.

Mandanten anlegen
Unter dem Punkt Mandant anlegen ist es möglich weitere Mandanten anzulegen. Diese können bei der Erstellung mit Namen versehen werden. Außerdem ist es möglich diverse Stammdaten aus einem anderen Mandanten zu übernehmen.

Bei der Anlage eines neuen Mandanten ist es auch möglich ein Backup aus einem anderen Mandanten zu importieren.

Mandanten verwalten
Unter dem Menüpunkt Mandant verwalten können Änderungen am Mandanten vorgenommen werden.

Die Zuteilung von PWA Clients (Mobilkontigent) bei aktivierter APP für diesen Mandanten kann ebenfalls bestimmt werden.
Die erworbenen PWA Clients gelten für alle Mandanten und können über Mandanten hier mitverwaltet werden.

Durch die neuere Version der Firebird Datenbank ist nun auch das Erstellen und Importieren von Backups möglich. Außerdem wurde die Reorganisation der Datenbank eingefügt.

Das Prüfen auf Updates wurde aus der Zeiterfassung entfernt und kann nun nur noch über den Administrator ausgeführt werden. Dadurch ist nun auch bei Netzwerkinstallationen nur noch auf der Serverinstallation das Prüfen auf Updates möglich.

Die Berechnung von Urlaub kann jetzt neben dem Jahresurlaub auch als Monatsurlaub dem Urlaubskonto gutgeschrieben werden. Jeder neu angefangene Monat erhöht das Urlaubskonto um die eingetragenen Urlaubstage je Monat

Die Aktivierung zur Verwendung der neuen my blue:app Zeiterfassung (PWA) wird im Mitarbeiterstamm über Funktionen „Mitarbeit ist für die Erfassung per PWQA aktiviert“ eingestellt.

Über die neue Funktion PWA-Login Versand können dem Mitarbeiter an die hinterlegte E-Mail-Adresse die Login Daten zur PWAS Anmeldung übermittelt werden. Voraussetzung ist, dass in DATEI à EINSTELLUNGEN à E-Mail die Daten gepflegt sind.

Es muss ab sofort ein Administrator-Kennword für die Administrator-ID „Admin“ vergeben werden. Das Kennwort ist mit „admin“ nach der Erstinstallation vorbelegt.

Die Passwortebene mit der Administrations-ID ist ein neuer Bestandteil der Version 5- Sämtliche Funktionen zu den Mandaten (anlegen, verwalten, löschen) können nur über die Administrations-ID vorgenommen werden.

Achtung:

Das Passwort für die Administrator-ID ist ein “echtes“ Passwort, welches nicht rekonstruiert werden kann. Verwahren Sie dieses Passwort sorgfältig aus.

Auch für die Administrator-ID ist ein neues Passwort zwingend zu vergeben:

Die neuen Passwortrichtlinien werden hier angewandt.

Anschließend erfolgt die Abfrage des Administrator-ID Kennwort erneut. Nach Korrekter Eingabe erfolgt die Anmeldung im Administrator.