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Seit dem 03.03.2016 ist die Version 4 von TopKontor Zeiterfassung nun auch für Bestandskunden verfügbar. Mit dem Upgrade werden sämtliche Daten aus der Version 3 auf die aktuelle Datenbank-Architektur der Version 4 von TopKontor Zeiterfassung konvertiert, also umgewandelt.

 

Um den Wechsel auf die neue Version 4 für Sie so einfach wie möglich zu machen, stellt der Hersteller ein Werkzeug zur Verfügung, dass Sie Schritt für Schritt durch die Datenübernahme führt.

 

Wenn Ihnen diese Anweisungen nicht ausreichen, können Sie sich gerne hier unsere kurze Anleitung zur Datenkonvertierung oder unser Video-Tutorial anschauen.

 

Weitere Informationen

In einem bereits abgeschlossenen Monat können keine Änderungen am Zeit- oder Urlaubskonto mehr vorgenommen werden.

Wenn Sie aber doch einmal Buchungszeiten oder Urlaubstage nachbearbeiten müssen, muss der Monatsabschluss für den jeweiligen Monat zurückgesetzt werden.


Achtung: Wenn Sie nicht den letzten Abschluss zurücksetzen möchten, sondern einen weiter zurückliegenden, dann muss jeder Monatsabschluss in umgekehrter Reihenfolge zurückgesetzt werden.

 

Gehen Sie bitte im Menü auf den Bereich Auswertung > Monatsabschluss.

  

Im folgenden Fenster haben Sie nicht nur die Möglichkeit einen Monatsabschluss zu erstellen, Sie können hier auch den zuletzt erstellen Monatsabschluss zurücksetzen (unten links).

 

 


 


Nach dem Zurücksetzen können Sie wieder Änderungen an Zeit- oder auch Urlaubskonten durchführen.

So geht's

 

WINDOWS FIREWALL

Bei der Installation von TopKontor Zeiterfassung greift das Setup automatisch auf die Windows Firewall Ihres PC's zu und setzt die notwendigen Portfreigaben. Wenn Sie eine externe Firewall oder eine andere Anti-Viren-Software nutzen, müssen Sie die Ports manuell freigeben.

 

 

ANBINDUNG VON TERMINALS BZW. STEMPELUHREN

Damit Buchungen und Daten vom Terminal abgerufen werden können, muss auch der Port des Terminals in der Windows Firewall freigegeben werden.

 

 

NUTZEN DER APP TOPZEITERFASSUNG MIT DEM WEBSERVICE

Um die App "TopZeiterfassung" verwenden zu können, benötigen Sie einen Webservice, der die Daten für die mobilen Endgeräte zur Verfügung stellt. Bei der Installation von TopKontor Zeiterfassung können Sie den Webservice direkt mit installieren und den verwendeten Port während der Installation konfigurieren. Für den Datenzugriff ist auch der Webservice-Port freizugeben.

 

 

Übersicht



Portfreigabe für den Datenbank-Server:

 
Version 3
                            
Version 4

Port 3050 (UDP + TCP)


Port 3051 (UDP + TCP)

Port 11910 + 11920 (UDP)

 

Port 11910 + 11920 (UDP)

 

 

Freigabe für die Anbindung von Stempeluhren:


Port 8000 (Standardinstallation)  

 

 

Portfreigabe für den Webservice:


Port 44301 (Standardinstallation)

Weitere Informationen

Damit die Buchungszeiten und die Übertragswerte bei einem Monatswechsel von der Software TopKontor Zeiterfassung korrekt gebildet werden können, ist es für Sie und die Software sehr wichtig jeden Monat einen Monatsabschluss zu machen.

Bitte achten Sie darauf, das auch jeder Monat abgeschlossen ist.

Da mit dem Monatsabschluss Urlaubs- und Zeitkonten abgeschlossen werden, stellen Sie bitte sicher, dass alle Buchungen für den abzuschließenden Monat erfasst bzw. korrigiert wurden.

Sie starten den Monatsabschluss im Menü über Auswertung > Monatsabschluss.

 

 


Im folgenden Fenster haben Sie die Möglichkeit den abzuschließenden Monat auszuwählen. Starten Sie die Berechnung mit der Funktion Berechnen.

 

 


Das Ergebnis der Berechnung wird Ihnen im Anschluss in tabellarischer Form angezeigt. Sie haben hier die Möglichkeit Zeitkorrekturen bzw. Gehaltsauszahlungen in der Spalte Korrektur zu erfassen.

Sie können die Werte entweder einzeln eintragen oder Sie öffnen mit einem Rechtsklick auf der Spalte Korrektur das Kontextmenü.

 

Über das Kontextmenü können entweder

- alle Überstunden
- Überstunden ab einem bestimmten Schwellenwert

- oder Überstunden prozentual ausgezahlt werden.

 

 

Der neue Übertrag wird Ihnen in der Spalte Zeitkonto Neu angezeigt. Wenn Sie alle Eingaben gemacht haben, bestätigen Sie mit Speichern.

Weitere Informationen

Neben Zeitbuchungen und Fehlzeiten werden in TopKontor Zeiterfassung natürlich auch Feiertage berücksichtigt. Da Feiertage je nach Branche und Bundesland unterschiedlich behandelt werden, gibt es auch in TopKontor Zeiterfassung unterschiedliche Möglichkeiten Feiertage zu hinterlegen.

Sie können entweder die Feiertags-Automatik nutzen oder Feiertage manuell erfassen. Die Feiertags-Automatik ermittelt alle allgemeinen Feiertage und hinterlegt diese in nur einem Schritt für das gesamte Kalenderjahr. Darüber hinaus können Sie z.B. regionale Feiertage manuell nachtragen, indem Sie einen zusätzlichen Feiertag eintragen.

Anleitung zum Erfassen von Feiertagen

Teilweise ist es wünschenswert, dass bestimmte oder sogar alle Buchungen auf 15 Minuten gerundet werden sollen.

Hierzu gehen Sie bitte wie folgt vor.

Weitere Informationen

Sie haben ein Feiertag eingetragen und Ihnen wird trotzdem eine Rahmenarbeitszeit für diesen Tag angezeigt?

Hier scheint eine Einstellung falsch gesetzt sein.

Weitere Informationen

 

Wenn Sie diese Meldung erhalten, dann ist der vorherigen Monat nicht abgeschlossen.

Schließen Sie diesen zunächst ab, bevor Sie den aktuellen Monat versuchen abzuschließen.

Weitere Informationen

Ja. Sie können sich auf unserer Website gerne eine kostenlose Demoversion von TopKontor Zeiterfassung herunterladen und das Programm 60 Tage lang in vollem Umfang testen.

 

https://www.handwerk-systemhaus.de/Handwerkersoftware/Demo-herunterladen

 

Wenn Sie Fragen haben, rufen Sie uns an. Unser Supportteam hilft Ihnen gerne weiter.

Weitere Informationen zum Testen der Topkontor Demo